化粧品許認可申請に必要な業者コードの登録について解説します

皆さん、こんにちは。群馬県邑楽郡大泉町の行政書士事務所　行政書士オフィスかわしまです。

当事務所では、化粧品製造販売業許可、化粧品製造業許可の新規申請代行、更新申請の代行をしております。また、許可を取得することで必要となる業務の運用について、サポート致します。お気軽にご相談下さい。

こちらの記事では、化粧品製造販売業許可、化粧品製造業許可、その他、薬機法関連の許認可で、まずはじめに必要となる、業者コードの登録について説明させて頂きます。

業者コードについて

化粧品を日本国内で製造販売（流通）させるためには、まず大前提として「化粧品製造販売業許可」や「化粧品製造業許可」を取得する必要があります。その申請手続きの第一歩であり、すべてのベースとなるのが「業者コード」の取得です。これがないと、厚生労働省の電子申請システムを利用することも、行政に申請書類を提出することもできません。

この業者コード、厚生労働省が管理する「医薬品等電子申請ソフト（FD申請ソフト）」や、保健所への届出において、企業（または個人事業主）を一意に識別するための9桁の番号です。一度取得すれば原則ずっと使えます。他の許可の種類（製造販売業、製造業、あるいは医薬部外品など）が増えても、同じコードを使用します。

「法人」または「個人事業主」単位で発行します。通常は、 本社の所在地に基づいて登録します。

業者コード取得手順について

業者コードの取得は、現在、オンライン（e-Gov電子申請）で行うのが一般的です。パソコンでの作業が必要となるため、パソコン操作が苦手な方は、戸惑ってしまうかもしれません。当事務所では、業者コードの取得から、皆様に代わって対応させて頂きます。お気軽にお問い合わせ下さい。

尚、この業者コードの取得手順は、化粧品以外の、医薬部外品許認可（医薬部外品製造販売業許可、医薬部外品製造業許可）、医療機器許認可（医療機器製造販売業許可、医療機器製造業登録等）でも同様です。

ステップ1：gBizID（GビズID）、e-Govアカウントの準備

現在、行政手続きのデジタル化が進んでおります。様々な行政上の手続きがe-Gov電子申請で行えます。電子申請では、BizID（プライムまたはメンバー）、あるいは、e-Govのアカウントが必要になるケースがあります。まだお持ちでない方は、これを機会に、用意されるとよいでしょう。

ステップ2：業者コード登録票（新規）の作成

「業者コード管理システム」へアクセスし、画面の指示に従って入力します。

• 申請者の区分： 法人か個人かを選択。
• 名称： 登記簿謄本（履歴事項全部証明書）通りの正式名称。
• 所在地： 本社の所在地（登記上の住所）。
• 電話番号・担当者情報： 実務担当者の連絡先。
• 業種： 「化粧品」にチェックを入れますが、将来的に「医薬部外品」を扱う可能性があるなら併せてチェックしておくとスムーズです。

ステップ3：送信と発行

入力を確認して送信してください。あとは、行政側の返事を待ちます。業者コードの登録が完了すると、業者コードの書かれたpdfファイルが通知されます。

尚、業者コード登録はFAXでも受け付けています。ただし、行政側では、原則として、e-Gov電子申請サービスから、業者コード登録を行うよう案内しております。可能な限り、e-Gov電子申請サービスで行うことをおすすめします。

業者コード取得時の注意点について

① 住所の表記に気をつけましょう

登記簿謄本が「一丁目1番1号」となっているのに、登録を「1-1-1」と略すと、審査段階で修正を求められることがあります。必ず登記簿の内容と一字一句合わせるのが鉄則です。

② 事務所の要件（製造販売業の場合）に気をつけましょう

業者コードを取得する事務所については注意して下さい。実際に「製造販売業」の許可を申請する際、事務所の実態が厳しくチェックされます。バーチャルオフィスでは許可が降りない自治体が多いです。独立したスペース、施錠可能な書庫、PC環境などが必要です。

③ 過去のコードの有無について注意しましょう

以前、別事業で医薬品や医療機器の取り扱いがあった場合、既にコードが存在している可能性があります。重複登録は避けなければならないため、不明な場合は厚生労働省の窓口に照会しましょう。仮に、重複で登録をした場合は、担当者から、受理できない旨、連絡が来ます。

まとめ

以上、業者コードの登録について説明しました。先にも記載しました通り、業者コードは、基本、e-Gov電子申請で行います。パソコンに不慣れな場合は、当事務所でもサポート致しますので、お気軽にご相談下さい。

尚、業者コードの取得自体は、書類の不備さえなければ問題ないかもしれません。とは言え、許認可の取得予定が決まっている場合は、早めに業者コードを取得しておきましょう。取得が容易であっても、取得出来ていなければ、次の段階の申請のスタート、許認可の申請に移れませんので。

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